Dirección de eventos con catering. ¿Qué tener en cuenta a la hora de contratar?

Organizar un evento es una tarea compleja que involucra una gran cantidad de factores, y uno de los aspectos más críticos es la elección del catering para eventos. Ya sea una boda, una conferencia empresarial o un evento institucional, el servicio de catering desempeña un papel clave en la satisfacción de los asistentes. La selección de la empresa de catering correcta no solo afecta la calidad de la comida, sino que también impacta en la imagen general del evento. Por eso, cualquier organizador de eventos debe ser consciente de los desafíos que implica coordinar este servicio y cómo gestionarlo para asegurar el éxito del evento.

El Máster en Dirección de Eventos y Protocolo de la Universidad del Atlántico Medio ofrece una formación integral en la planificación y gestión de eventos, incluyendo la contratación y coordinación de empresas de catering, lo que prepara a los futuros profesionales para enfrentarse a los retos asociados a este tipo de servicios.

La importancia del catering en un evento

La comida tiene un impacto directo en la experiencia de los asistentes a un evento. Un menú bien diseñado y un servicio eficiente pueden mejorar la percepción general de los asistentes, mientras que una mala elección de catering puede ser una distracción y, en algunos casos, hasta un desastre que afecte la reputación del organizador.

El catering no solo se trata de servir comida, sino de ofrecer una experiencia que complemente el tipo de evento. Un catering para eventos empresariales, por ejemplo, requerirá un enfoque más formal, con menús adecuados para la ocasión, mientras que en un evento más casual o social, como una boda o una celebración privada, se puede optar por opciones más creativas o personalizadas.

Elegir un buen servicio de catering es clave para que el evento fluya sin contratiempos. Factores como la puntualidad en el servicio, la calidad de los ingredientes, la presentación de los platos y la atención al cliente son esenciales. Un buen organizador no solo selecciona la empresa adecuada, sino que también supervisa cada aspecto del servicio, desde la llegada del catering hasta el final del evento.

Claves para elegir la empresa de catering adecuada

1. Entender las necesidades específicas del evento El primer paso para seleccionar un catering es entender las necesidades del evento. ¿Es un evento formal o informal? ¿Cuántos asistentes habrá? ¿Hay restricciones dietéticas que deban considerarse? Todos estos factores influirán en el tipo de catering que mejor se adapte a la ocasión.

Un organizador de eventos debe trabajar estrechamente con el cliente para definir los detalles específicos y así poder buscar una empresa de catering que se ajuste a esos requisitos. Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo de alto nivel, es probable que se necesite un menú sofisticado, que incluya un servicio impecable. En cambio, un evento social más relajado puede optar por un buffet o estaciones de comida más informales. Se debe identificar las necesidades del evento y adaptar la oferta gastronómica a esas expectativas, asegurando que el servicio de catering sea un reflejo de la identidad y el propósito del evento.

2. Presupuesto y calidad del servicio El presupuesto siempre será un factor determinante en la elección del catering. Sin embargo, optar por la opción más barata no siempre es la mejor estrategia. Es importante equilibrar la relación entre calidad y precio. Una empresa de catering con precios bajos pero que no ofrezca la calidad esperada puede dañar la reputación del evento. Por otro lado, una empresa más costosa pero con un servicio impecable y alimentos de calidad puede añadir valor al evento, mejorando la experiencia de los asistentes.

Un buen organizador de eventos debe solicitar diferentes presupuestos y opciones a las empresas de catering, comparando no solo el coste, sino también lo que incluye el servicio. Algunos elementos que deben considerarse en el presupuesto son la cantidad de camareros, la calidad de los productos, los costes de transporte y montaje, y las posibles personalizaciones en el menú.

3. Solicitar degustaciones y verificar la flexibilidad del proveedor Es fundamental probar el menú antes de tomar una decisión. Solicitar una degustación a la empresa de catering permite conocer la calidad de los alimentos y comprobar si se ajustan a lo que se busca para el evento. Además, es importante verificar si la empresa tiene flexibilidad para hacer ajustes en el menú según las necesidades del cliente, como incluir opciones veganas, sin gluten o para personas con intolerancias alimentarias.

Durante la degustación, se debe evaluar no solo el sabor y la presentación de los platos, sino también la capacidad de la empresa para adaptarse a posibles cambios o sugerencias.

4. Evaluar la capacidad logística de la empresa de catering La logística es un aspecto crucial cuando se trata de catering para eventos. No solo se trata de preparar la comida, sino de entregarla y servirla adecuadamente, cumpliendo con los tiempos establecidos. Es necesario que la empresa de catering sea capaz de coordinarse con el equipo organizador para garantizar que todo esté listo en el momento adecuado.

El organizador de eventos debe verificar que la empresa de catering cuenta con el personal necesario y los recursos logísticos para manejar el evento, especialmente si se trata de un evento de gran envergadura con muchos invitados. La puntualidad en la entrega, el número de camareros y la disposición de los platos deben estar perfectamente coordinados para evitar contratiempos.

5. Cumplimiento de normativas y certificaciones Otra cuestión que a menudo pasa desapercibida es si la empresa de catering cumple con las normativas de seguridad alimentaria y tiene las certificaciones necesarias para operar. Asegurarse de que los alimentos se manipulan en condiciones adecuadas y que la empresa sigue las regulaciones de sanidad y seguridad es esencial, tanto para la salud de los invitados como para evitar problemas legales.

El organizador de eventos debe asegurarse de que la empresa de catering tiene toda la documentación en regla y que sigue prácticas higiénicas en la preparación y el servicio de los alimentos.

El papel del organizador de eventos en la gestión del catering

Un organizador de eventos no solo se encarga de contratar a la empresa de catering, sino que supervisa todo el proceso para asegurarse de que el servicio cumpla con las expectativas del cliente. Desde la selección de la empresa hasta la planificación del menú y la logística, el organizador debe estar en constante comunicación con el proveedor para asegurarse de que todo funcione correctamente.

El Máster en Dirección de Eventos y Protocolo capacita a los futuros profesionales para gestionar todos los aspectos relacionados con la organización de eventos, desde la elección de los proveedores de catering hasta la supervisión del servicio el día del evento. Los estudiantes aprenden a coordinar la logística, manejar la relación con las empresas de catering y garantizar que el evento se desarrolle sin contratiempos.

Coordinación con otros servicios del evento Además de la comida, el servicio de catering también debe integrarse con otros aspectos del evento, como la disposición de mesas, el cronograma de actividades y la decoración. Un buen organizador de eventos debe asegurarse de que la empresa de catering colabore estrechamente con otros proveedores para garantizar que todo esté perfectamente sincronizado. Por ejemplo, en una boda o una gala, el momento en que se sirve la comida debe coincidir con otras actividades como discursos o presentaciones. En un evento corporativo, la comida puede estar estructurada de manera que no interrumpa el flujo de las conferencias o reuniones.